Hệ thống lưu trữ hồ sơ và vật dụng
Trong văn phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Bạn có thể sắp xếp gọn gàng bằng các loại tủ đựng máy vi tính, máy in hoặc các loại hộc lưu trữ văn thư và những thứ này cũng không khó mua. Trước khi dẹp chúng vào thùng hay tủ, bạn hãy đặt ra câu hỏi sau và tự trả lời để không phải loại bỏ những thứ vẫn còn cần thiết: “Ta có thật sự cần nó không?”
Tạp chí
Các loại tạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới. Nhiều loại hiện nay đã có trên mạng và các tổ chức chuyên ngành cũng lưu trữ trong thư viện toàn bộ các ấn bản và bạn có thể truy cập khi cần tới. Khi tạp chí được đưa tới, ta có thể đọc lướt qua, đánh dấu những đề mục và số trang của bài báo cần tham khảo vào sổ và lưu giữ lại.
Bàn làm việc
Ngăn kéo bàn làm việc chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết. Nếu ta vứt bỏ đi những cây bút chì cũ, bút bi hết mực và xếp đặt một chỗ riêng cho kẹp giấy và những vật dụng khác thì chúng ta sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn và không phải tốn thời gian lục lọi, tìm kiếm vật gì.
Ở đây có một lời khuyên cho bạn, chỉ nên có một khay đựng hồ sơ cần giải quyết, bằng không, bạn sẽ có xu hướng chia hồ sơ thành hai loại: loại cần giải quyết ngay và loại có thể chờ và điều tất nhiên phải đến là bạn sẽ không bao giờ ngó ngàng đến loại thứ hai. Vào cuối ngày làm việc, chiếc khay trống sẽ đem lại cho bạn cảm giác hài lòng nhẹ nhõm khi biết rằng mọi công văn và thư từ đã được xử lý xong.
Bạn sẽ cảm thấy uể oải hoặc hết hứng thú nếu mỗi sáng đến nơi làm việc và nhìn thấy đống hồ sơ còn ứ đọng lại từ hôm trước. Ngay cả khi bạn không thể kết thúc hết công việc trong ngày, bạn cũng nên thu dọn ngăn nắp bàn làm việc của mình để tạo ấn tượng rằng bạn vẫn còn đang kiểm soát được công việc.
Giải quyết hoàn tất thư tín trong ngày là một thói quen tốt cần rèn luyện. Nếu như mọi người đều giải quyết nhanh chóng các hóa đơn của mình thì thế giới của chúng ta sẽ trở nên bớt căng thẳng hơn.
Máy vi tính
Máy vi tính lưu giữ một khối lượng dữ liệu đáng nể và nếu như chúng ta có thói quen thường xuyên dọn sạch rác – tức những tập tin không còn sử dụng – trong ổ cứng và lưu trữ lại các tập tin đang làm việc thì ta sẽ luôn có thể nhanh chóng truy cập được những thông tin ta cần.
Việc hệ thống hóa các thông tin lưu trữ để tạo thuận lợi cho việc in nhãn gửi thư hàng loạt cho các khách hàng hoặc cho công tác tiếp thị, quảng cáo đòi hỏi phải có nhiều thời gian, nhưng nỗ lực nhằm tiết kiệm thời gian của bạn sau này chắc chắn sẽ được đền bù một cách xứng đáng.
Những ý tưởng bất chợt, những chú thích để thuyết trình hoặc hội thảo đều cần được ghi lại để bạn luôn ở tư thế chuẩn bị trước và không bị cuống quýt vào những phút chót. Những tài liệu trong máy tính đã được in ra không nên để trong văn phòng, mà chuyển qua cất giữ trong tủ hồ sơ để tránh tạo ra năng lượng trì trệ.
Sổ danh mục điện thoại
Một trong những vật hữu dụng nhất trong văn phòng là danh mục lưu trữ số điện thoại. Với nó, bạn có thể nhanh chóng truy cập tới các thông tin cần thiết như địa chỉ và số điện thoại, đồng thời giúp tìm ra ngay các nhà cung cấp, ghi nhớ ngày sinh nhật và các loại thông tin khác.
Mặc dù, bạn có thể đưa những dữ liệu này vào máy tính hay sổ tay điện tử cá nhân nhưng thực chất các phương tiện này đều đòi hỏi nhiều thời gian truy cập hơn. Những sổ này rất có ích cho bạn khi ở nhà hoặc đi làm, tuy nhiên, nếu đánh mất nó thì bạn sẽ rất điêu đứng đó!
Sách
Nhiều người khó vất bỏ những quyển sách của mình. Nhưng, với tốc độ thay đổi của công nghệ hiện nay, thông tin cũng thay đổi nhanh chóng và các loại sách như danh bạ, sách tham khảo chưa được đọc tới cần được thanh lý như là sách cũ không cần thiết.
Theo Nghệ thuật bài trí nhà cửa theo khoa học Phương đông.